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採用情報

展示会・イベント開催までの業務内容

当社は、「展示会」・「イベント」の主催・企画・運営行う専門会社です。
「展示会」・「イベント」の企画立案から開催にいたるまでは、約1年半を要します。

その流れとそれに関わる職種(企画営業、運営業務)の業務内容をご紹介します。

出展企画営業

営業サポート、制作、運営

企画段階
企画立案・調査・概要決定

社員からの企画提案、企業、業界団体からの要望、社会の情勢などを基に実施の可能性を調査し、仮説を立てます。その後、チーム、担当を決定し、新規展示会・イベント、および次年度コンセプトの企画概要を固めます。

業務内容精査/スケジュール・役割分担決定

展示会・イベントの企画概要が確立できたら、開催までの業務内容を精査し、スケジュール計画を立てます。その後、展示会・イベントごとに責任者と業務担当者(出展企画営業、営業サポート、制作、マーケティング・広報、運営など)を決定します。

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出展誘致

会期まで約1年

展示会・イベントのコンセプトにあった出展対象企業に対し、訪問、TEL、メールなど様々な手段を活用し、出展を誘致します。各社の製品・サービスの販路拡大・マーケティング、新規顧客開拓のために「展示会・イベントをどう活かせるか」を具体的に提案し、出展のメリットを共有することがポイントになります。また、各展示会・イベントを魅力的に伝える専用WEBサイトを開設し、出展企業を募ります。

出展案内資料や出展申込書を作成、出展対象企業に送付する郵送・メールDMの計画・管理を行います。また、営業サポートとして、出展対象企業のリストアップ、営業資料作成サポート、営業数字の管理などを行います。さらに、出展対象企業を集め、出展検討説明会を開催するなど、より多くの出展企業を集めるためのサポートを行います。

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来場者誘致活動

会期まで3~4か月

広報活動

展示会・イベントの認知度を上げ、来場者誘致に繋げるために、各業界の専門紙誌・WEBに広告や特集記事を掲載、SNSなどを活用し、広報・宣伝活動を行います。また、後援・協力団体と共に来場者誘致に向けた様々な活動を行います。

来場者誘致

各業界のメディアへの露出、招待券発送、メール配信、インターネット広告、SNSの活用など様々な活動により、来場者を誘致します。開催する展示会・イベントの種別(BtoB、BtoC、開催地、業界、開催目的)により、来場者誘致の手段は多種多様ですが、展示会・イベントを開催する上で最も重要な活動と位置付け、多大な費用・労力・時間・ノウハウを活用し、誘致活動を行います。

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展示会開催準備

出展社サポート

出展社に展示会・イベントで出展費用を大きく超える成果を出していただくための事前準備、当日運営、会期後のアフターフォローなど出展成果を上げるためのノウハウをご提案し、効果的、効率的に営業活動を行っていただけるようサポートします。

ホームページの制作や各種企画の紹介に必要な出展社、出展製品情報の取り纏めを行います。また、当日の運営に必要なブース装飾、備品、電気工事など各種申込を協力会社と共に取り纏めます。出展社の皆様がスムーズに出展準備を行っていただけるようサポートします。

会場設営

搬入・設営日から、会場全体の運営指揮を行い、高揚感が得られる魅力的な会場を創ります。装飾、電気、水道、ガス、清掃、警備、運営スタッフなど、外部の専門会社数十社、数百名に渡るスタッフを統括し、安全、スムーズな運営を行います。

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展示会期

会期当日~搬出・撤去

会期中はスムーズに進行できるよう、全てのスタッフが一致団結します。
企画営業担当は出展社が大きな出展成果を上げられるよう出展社をサポートします。
広報業務担当は会期中の会場の様子をホームページ上に公開し、盛況感をリアルタイムに伝えることで、会期中も来場者やメディアの誘致活動を行います。
運営業務担当は出展社、来場者からの各種問合せ対応、併催企画の進行など会場運営全般に対する陣頭指揮を執ります。
会期終了後は、搬入・設営時と同様に各協力会社を指揮し、搬出・撤去作業が安全、スムーズに行われるように管理します。

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展示会期後

効果検証~アフターフォロー

会期終了後、出展社に対し出展成果に対するアンケートを実施し、結果を基にレポートを作成、フィードバックを行います。その後、次回開催に向けて出展社にヒアリング、効果検証を重ね、新企画の立案など進化、発展させた展示会・イベント創りに繋げます。

会期終了後に実施する出展社、来場者へのアンケートの回収・集計を行い、その結果を基に企画営業と共にレポート、次回に向けた出展案内資料を作成します。制作進行のスケジュール、コスト管理や制作会社との折衝、校正作業など、中心となって進行します。

私たちの仕事は自らの発想で数万人もの「人」、数百社の「企業」が動き、
それぞれを繋ぐことができるダイナミックな仕事です。
1年がかりで展示会・イベントを創り、成功裏に終えた際に得られる
達成感が魅力です。
私たちと共に挑戦したいという方のチャレンジを心からお待ちしています。